Cách đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh năm 2019

24/07/2019

Cơ quan chi trả thu nhập thực hiện đăng ký thuế cho cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công và đăng ký thuế cho người phụ thuộc của cá nhân một lần trong năm chậm nhất là 10 (mười) ngày làm việc trước thời điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân hàng năm

Nội dung bài viết

I. Thời hạn nộp hồ sơ đăng ký người phụ thuộc cho cơ quan thuế:

Theo khoản 5 điều 6 Thông tư 95/2016/TT- BTC ngày 28/6/2016 (có hiệu lực từ ngày từ ngày 12/8/2016):

“5. Cơ quan chi trả thu nhập thực hiện đăng ký thuế cho cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công và đăng ký thuế cho người phụ thuộc của cá nhân một lần trong năm chậm nhất là 10 (mười) ngày làm việc trước thời điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân hàng năm.”

Chú ý:

Trường hợp người nộp thuế có phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng đối với người phụ thuộc khác hướng dẫn tại tiết d.4, điểm d, khoản 1, Điều 9 Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài chính (như: Anh ruột, chị ruột, em ruột, Ông nội, bà nội; ông ngoại, bà ngoại; cô ruột, dì ruột, cậu ruột, chú ruột, bác ruột, Cháu ruột…) thì thời hạn đăng ký giảm trừ gia cảnh chậm nhất là ngày 31/12 của năm tính thuế, quá thời hạn nêu trên thì không được tính giảm trừ gia cảnh cho năm tính thuế đó.

(Theo Công văn 801/TCT- TNCN và Thông tư 111/2013/TT-BTC)

-------------------------------------------------------------------------------------------------

II. Thủ tục đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh:

Theo khoản 10 điều 7 Thông tư 95/2016/TT- BTC quy định về: Hồ sơ đăng ký thuế cho người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh, cụ thể như sau:

1) Nếu là Cá nhân đăng ký người phụ thuộc trực tiếp tại cơ quan thuế:

- Tờ khai đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh Mẫu 20-ĐK-TCT theo Thông tư 95/2016/TT-BTC.

- Bản sao không yêu cầu chứng thực Thẻ căn cước công dân hoặc Giấy chứng minh nhân dân còn hiệu lực hoặc Giấy khai sinh còn hiệu lực, Hộ chiếu hoặc Giấy khai sinh còn hiệu lực.

2) Nếu là DN đăng ký người phụ thuộc cho nhân viên:

Bước 1: Cá nhân nộp các mẫu sau cho Doanh nghiệp:

- Cá nhân gửi văn bản ủy quyền cho DN.

- Giấy tờ của người phụ thuộc (bản sao không yêu cầu chứng thực Thẻ căn cước công dân hoặc Giấy chứng minh nhân dân còn hiệu lực hoặc Giấy khai sinh còn hiệu lực, Hộ chiếu hoặc Giấy khai sinh còn hiệu lực cho DN.

- Hồ sơ chứng minh người phu thuộc thì các bạn làm theo như mục II bên dưới.

Bước 2: Doanh nghiệp nộp Mẫu 20-ĐKT-TH-TCT trực tiếp hoặc Mẫu 02TH qua mạng:

a) Nếu Tổ chức (chưa sử dụng chữ ký số) nộp trực tiếp thì dùng Mẫu 20-ĐK-TH-NPT

b) Nếu Tổ chức (sử dụng chữ ký số) nộp qua mạng thì dùng Mẫu 02TH

Chú ý: Các bạn có thể làm Mẫu 02TH trên phần mềm HTKK và phần mềm QTTNCN 3.3.1, chi tiết như sau:

--------------------------------------------------------------------------

Cách 1: Làm mẫu 02TH trên phần mềm HTKK:

- Các bạn nên làm trên phần mềm HTKK nhé hoặc làm trên phần mềm QTT TNCN 3.3.1

1.1. Các bạn đăng nhập vào phần mềm HTKK -> "Kê khai" -> "Thuế thu nhập cá nhân" -> "Đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh"

1.2. Tiếp đó các bạn chọn: "Năm" -> "Lần đăng ký" -> "Đồng ý"

Trường hợp đăng ký người phụ thuộc mới:

Ví dụ 1: Nhân viên Nguyễn văn A đăng ký giảm trừ cho con là Nguyên văn B từ tháng 3/2019. (Con Nguyễn văn B chưa có MST người phụ thuộc, chưa được ai đăng ký giảm trừ)

-> Trường hợp này thì nhập vào Phần I -> Mục "Thời gian tính giảm trừ" "Từ tháng" ghi: 3/2019 -> "Đến tháng" ghi: Để trống (Nếu xác định là đăng ký giảm trừ gia cảnh đến thời điểm nào thì ghi rõ tháng/năm vào đây)

-------------------------------------------------------------------

Trường hợp thay đổi người phụ thuộc:

Ví dụ 2: Nhân viên Nguyễn văn C muốn đăng ký giảm cho con là Nguyễn văn D từ tháng 1/2019. Nhưng con Nguyễn văn D được mẹ đăng ký giảm trừ ở 1 công ty khác từ tháng 2/2017 và phần đến tháng thì để trống (tức là chưa xác định thời hạn đăng ký giảm)

-> Trường hợp này đăng ký như sau:

Bước 1: Yêu cầu bên Công ty Mẹ đang đăng ký giảm trừ phải báo giảm, cụ thể như sau: Nhập thông tin của người mẹ và Con Nguyễn văn D vào Phần II -> Mục "Thời gian tính giảm trừ" "Từ tháng" ghi: 2/2017. "Đến tháng" ghi: 12/2018

Bước 2: Bên Công ty Bố Nguyễn văn C: Nhập thông tin của người Bố và Con Nguyễn văn D vào Phần II -> Mục "Thời gian tính giảm trừ" "Từ tháng" ghi: 1/2019. "Đến tháng" ghi: (Nếu chưa xác định được thời hạn thì Để trống. Nếu muốn đăng ký giảm trừ đến khi nào thì ghi cụ thể, VD: muốn đăng ký giảm trừ đến tháng 12/2019, thì ghi vào đây là: 12/2019)

-----------------------------------------------------------------------------------------------

CHÚ Ý:

- Mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ một lần vào một người nộp thuế trong năm tính thuế. Trường hợp nhiều người nộp thuế có chung người phụ thuộc phải nuôi dưỡng thì người nộp thuế tự thỏa thuận để đăng ký giảm trừ gia cảnh vào một người nộp thuế

Theo khoản 1, điều 9, Thông tư 111/2013/TT-BTC

Lưu ý:

- Trường hợp thông tin NPT chỉ có năm sinh nhưng không có ngày, tháng thì lấy ngày 01 tháng 01 nhập vào chỉ tiêu “Ngày sinh người phụ thuộc” (01/01/năm sinh)

- Trường hợp Người phụ thuộc là trẻ em mới sinh (trên giấy khai sinh không có "Quyển số") -> Nên các bạn sẽ ghi dấu "X" vào CỘT "Quyển số"

*Việc giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc mà người nộp thuế có nghĩa vụ nuôi dưỡng được tính kể từ tháng có phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng theo hướng dẫn tại Thông tư số 111/2013/TT-BTC, cụ thể một số nội dung cần lưu ý như sau:

- Trường hợp người nộp thuế đăng ký giảm trừ người phụ thuộc sau thời điểm thực tế phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng nhưng tại Mẫu số 02/ĐK-NPT-TNCN khai “thời điểm tính giảm trừ” đúng với thời điểm thực tế phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng thì khi quyết toán thuế TNCN được tính lại theo thực tế phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng mà không phải đăng ký lại.

- Trường hợp người nộp thuế đăng ký giảm trừ người phụ thuộc sau thời điểm thực tế phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng và tại Mẫu số 02/ĐK-NPT-TNCN khai “thời điểm tính giảm trừ” sau thời điểm thực tế phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng, nếu cá nhân thuộc diện phải quyết toán thuế thì khi quyết toán thuế để được tính lại theo thực tế phát sinh, cá nhân đăng ký lại tại Mẫu số 02/ĐK-NPT-TNCN và gửi kèm theo hồ sơ quyết toán thuế.

Ví dụ 3: Giả sử tháng 3/2019 bà K sinh con.

- Tháng 8/2019 bà K đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc, tại Mẫu số 02/ĐK-NPT-TNCN bà K khai chỉ tiêu “thời điểm tính giảm trừ” là tháng 3/2019 => Thì trong năm bà K được tạm tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc kể từ tháng 8/2019.

-> Khi quyết toán bà K được tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc từ tháng 3/2019 đến hết tháng 12/2019 mà không phải đăng ký lại.

Ví dụ 4: Giả sử tháng 3/2019 bà K sinh con.

- Tháng 8/2019 bà K đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc, tại Mẫu số 02/ĐK-NPT-TNCN bà K khai chỉ tiêu “thời điểm tính giảm trừ” là tháng 8/2019 => Thì trong năm bà K được tạm tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc kể từ tháng 8/2019.

⇒ Khi quyết toán để được tính lại theo thực tế phát sinh từ tháng 3/2019 thì bà K phải đăng ký lại theo thực tế phát sinh tại Mẫu số 02/ĐK-NPT-TNCN và gửi kèm theo hồ sơ quyết toán thuế.

- Trường hợp người nộp thuế chưa tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc trong năm tính thuế thì được tính giảm trừ gia cảnh cho NPT kể từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng khi người nộp thuế thực hiện quyết toán thuế và đã khai đầy đủ thông tin NPT gửi tổ chức trả thu nhập kê khai vào mẫu phụ lục Bảng kê 05-3/BK-QTT-TNCN.

1.3. Sau khi đã nhập xong thông tin, các bạn ấn "kiểm tra" -> Kết xuất XML", cách nộp tờ khai qua mạng, các bạn xem chi tiết bên dưới nhé!

Ngoài ra: DN cũng phải kết xuất dạng Excel để lưu tại DN nhé.

-------------------------------------------------------------------------

CÁCH 2: Làm mẫu 02TH trên phần mềm QTT TNCN 3.3.1

- Các bạn hạn chế làm trên phần mềm này nhé (để hạn chế 1 số lỗi khi nộp qua mạng) ⇒ Nên làm trên phần mềm HTKK theo cách 1 trên nhé

- Phần mềm QTT TNCN 3.3.1 là phần mềm đăng ký MST cá nhân, quyết toán thuế TNCN

2.1. Sau khi cài đặt, các bạn bật phần mềm QTTNCN 3.3.1 lên vào click vào "Đăng ký NPT giảm trừ gia cảnh" -> "Bảng tổng hợp đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh

2.2. Tiếp đó các bạn nhập thông tin như sau:

- MST doanh nghiệp

- Kỳ tính thuế

Chọn : kê khai bảng tổng hợp người phụ thuộc

Sau đó ấn: Đồng ý

2.3. Tiếp đó các bạn nhập thông tin của người đăng ký giảm trừ gia cảnh như: Họ tên, MST, người phụ thuộc ...

⇒ Sau khi đã nhập xong dữ liệu các bạn bấm "Kiểm tra" -> Rồi "Kết xuất XML" nhé.

Ngoài ra: DN cũng phải kết xuất dạng Excel để lưu tại DN nhé.

-------------------------------------------------------------------------------------

BƯỚC 3: Nộp Mẫu 02TH qua mạng:

- Nếu nộp qua thuedientu.gdt.gov.vn thì sau khi nộp qua mạng -> phải đi nộp thêm hồ sơ giấy tại bộ phận 1 cửa.

- Nếu nộp qua kekhaithue.gdt.gov.vn (nhantokhai.gdt.gov.vn) thì nộp qua mạng và không cần phải nộp bản cứng.

----------------------------------------------------------------------------------------------

- Vì nộp qua thuedientu.gdt.gov.vn sẽ phải nộp bản cứng và Để đăng ký được Tài khoản trên đó thì cũng phải đăng ký qua trang nhantokhai.gdt.gov.vn

=> Nên Kế toán Thiên Ưng xin hướng dẫn các bạn nộp Mẫu 02TH quakekhaithue.gdt.gov.vn (nhantokhai.gdt.gov.vn) để không cần phải nộp bản cứng. Trình tự như sau:

Lưu ý:

- DN bạn phải có chữ ký số nhé và cắm vào máy tính.

- Nếu DN bạn đã đăng ký Mẫu 02TH trên nhantokhai rồi (Tức là đã nộp Mẫu 02TH rồi) -> Thì không phải đăng ký nữa -> Chỉ cần nộp như các Tờ khai thuế GTGT hàng tháng, quý (Bỏ qua bước này -> Thực hiện bước "Nộp Tờ khai" bên dưới)

Để biết: Các bạn bấm vào "Tra cứu" -> Bấm vào "Tờ khai" => Sẽ hiển thị hết tất cả các Loại Tờ khai mà DN đã đăng ký.

- Nếu DN chưa đăng ký Mẫu 02TH trên nhantokhai (Tức là đây là lần đầu Đăng ký người phụ thuộc) -> Thì phải đăng ký Mẫu 02TH trên nhantokhai, trình tự như sau:

3.1 Đăng ký Mẫu 02TH trên nhantokhai.gdt.gov.vn:

Sau khi đăng nhập vào trang nhantokhai.gdt.gov, chọn mục “Tài khoản” → Đăng ký thêm tờ khai

- Tiếp đó chọn tìm tới phần: 02TH - Bảng tổng hợp đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh → Tích chọn "Năm" → Tích chọn vào ô vuông→ Tiếp tục → Chấp nhận

-> Sau khi đăng ký xong Mẫu 02TH => Thì các bạn mới có thể nộp mẫu 02TH qua mạng được nhé.

3.2 Nộp Mẫu 02TH qua mạng:

- Bấm vào "Nộp Tờ khai" -> Bấm "Chọn tệp tờ khai"

⇒ Tiếp đó: Các bạn chọn nơi lưu File XML (File mẫu 02TH mà các bạn vừa kết xuất ở Bước 2 bên trên nhé)

⇒Tiếp đó là "Ký điện tử" "Nhập mã PIN" -> Chấp nhận -> OK (các bạn nộp giống như việc nộp tờ khai thuế GTGT hàng tháng, quý)

Để kiểm tra đã nộp Thành công chưa => Các bạn bấm vào mục "Tra cứu" -> Chọn mục "Tờ khai" -> "02TH

Như vậy là các bạn đã nộp xong, các bạn đợi từ 2 - 7 ngày để kiểm tra kết quả như sau:

III. Cách tra cứu kết quả MST người phụ thuộc:

- Nếu nộp trên trang: nhantokhai.gdt.gov.vn (kekhai thue.gdt.gov.vn):

=> Vào mục: Tra cứu → Tra cứu thông báo → tại phần loại thông báo chọn “Vv: Cấp mã số thuế cho người phụ thuộc” → Tra cứu

- Bấm Tải về để kiểm tra:

Như vậy là các bạn đã đăng ký song MST cho người phụ thuộc.

Chú ý: Mặc dù là nộp qua mạng là xong. Nhưng cũng vẫn có 1 số chi cục thuế yêu cầu: Nộp bản cứng nhé.

⇒ Nên sau khi nộp qua mạng, từ 2 - 7 ngày mà các bạn chưa thấy kết quả thì: Liên hệ với Chi cục thuế hoặc In bảng cứng (File Excel, có chữ ký, đóng dấu ...) để nộp cho bộ phận 1 cửa để nộp nhé.

-------------------------------------------------------------------------

Điều chỉnh trường hợp thông tin sai, không được cấp MST:

- Căn cứ vào kết quả phản hồi nhận được từ CQT, trường hợp cấp MST không thành công Tổ chức trả thu nhập yêu cầu người lao động bổ sung thông tin và thực hiện theo hướng dẫn sau:

+ Lỗi do thông tin kê khai sai: Doanh nghiệp kê khai điều chỉnh bổ sung thông tin.

+ Lỗi trùng thông tin CMND/giấy khai sinh của NPT: Doanh nghiệp thông báo với người lao động thực hiện việc xác minh, điều chỉnh thông tin CMND/ Giấy khai sinh như nội dung hướng dẫn của Tổng cục Thuế đối với các trường hợp cấp MST cho NNT trùng CMND trước đây và khai nộp lại với CQT (gồm danh sách trùng và phô tô chứng minh nhân dân hoặc giấy khai sinh).

+ Trùng thời gian giảm trừ NPT: Doanh nghiệp hướng dẫn Người nộp thuế thực hiện đăng ký kết thúc giảm trừ gia cảnh của lần đăng ký trước đó hoặc điều chỉnh thời gian giảm trừ của lần đăng ký hiện tại.

Một số trường hợp các bạn cần chú ý:

- Nếu người phụ thuộc không cùng hộ khẩu nhưng đang sống cùng NNT hoặc người phụ thuộc không sống cùng NNT nhưng NNT phải trực tiếp nuôi dưỡng thì Cá nhân phải nộp thêm mẫu sau cho Doanh nghiệp: Mẫu 09/XN-NPT-TNCN (ban hành kèm theo Thông tư 92/2015/TT-BTC)

Nếu các bạn còn bất cứ câu hỏi nào, hãy gọi đến tổng đài hỗ trợ 1900 6190 để được tư vấn miễn phí bởi các chuyên gia tư vấn giàu kinh nghiệm của chúng tôi!